Technisch installatiebedrijf kiest voor Social Intranet met Kennisbank en Mobile app 

Dit is één van de verhalen uit de praktijk waarmee we oriënterende intranetteams een kijkje in de keuken geven bij zowel leverancier als klant. Wat vrijwel elk succesvol intranetproject tegenwoordig met elkaar gemeen heeft is dat er een daadkrachtig intranet projectteam aan het roer staat. In dit praktijkvoorbeeld was dit ook het geval. Het intranetteam bestond uit een uitstekend op elkaar ingespeeld trio afkomstig uit afdelingen ICT en Marketing. Zij kregen ruime steun van de directie en afdelingshoofden waardoor snel knopen werden doorgehakt. Kenmerkend voor dit project is verder het feit dat een groot deel van de ruim 300 medewerkers meestal in het veld werkzaam is.  Dit bepaalde deels ook de eisen die aan het intranet werden gesteld. De kartrekkers van het project beschikken samen over ruime hands-on ervaring en  alle benodigde kennis en vaardigheden om elk intranet gerelateerd vraagstuk te tackelen. De opdracht die zij van de directie meekregen: zoek en implementeer een sociaal intranet met kennisbank en zorg ervoor dat alle medewerkers, dus zeker ook de monteurs, er optimaal gebruik van kunnen maken.


Als een van de grotere totaalinstallateurs van Nederland werken we dagelijks met onze bouwpartners aan technische oplossingen in de gebouwde omgeving en de industrie. Ons bedrijf is een dynamisch en innovatief familiebedrijf, dat gelooft in de kracht van samenwerken. We hechten veel waarde aan een lange termijn relatie. Door dichtbij onze opdrachtgevers en bouwpartners te blijven staan, weten we wat hen beweegt. Vanuit deze relatie kunnen we gericht vooruit denken en samen het verschil maken. Het is heel fijn dat onze nieuwe intranet leverancier dezelfde uitgangspunten hanteert. 

Waarom geen standaardoplossing?


"Kennisuitwisseling verliep voorheen via documenten in een verouderd SharePoint systeem. De hoeveelheid data was over de afgelopen jaren dusdanig in omvang gegroeid dat zoeken en vinden steeds lastiger werd. Met name onze medewerkers in het veld ondervonden problemen. We wilden daarom zorgen voor één centrale plek waar alle medewerkers kennis kunnen samenbrengen, delen en raadplegen. Belangrijk voor ons is de toegankelijkheid voor onze monteurs via zowel PC als smartphone."

Centraal doel voor opdrachtgever is dus dat verschillende groepen medewerkers optimaal bereikt worden en toegang hebben tot relevante informatie. Een intranet dat ook bereikt kan worden via een mobile app zorgt ervoor dat elke medewerker altijd en overal toegang heeft tot relevante informatie. Wanneer projecten complexer worden, neemt het aantal documenten ook toe. Het intranet en de mobile app moeten standaard flexibel genoeg zijn om met deze toenemende complexiteit te kunnen blijven omgaan. Dankzij de unieke combinatie van standaard modules en de flexibiliteit van het onderliggende low-code platform blijft het intranet ook op langere termijn toekomstbestendig. Kennis wordt steeds meer mobiel geconsumeeerd, daarmee besparen medewerkers meer tijd in hun dagelijks werk.  

Belangrijke wensen intranetproject snel getackeld

Al tijdens de eerste kennismaking was duidelijk dat het projectteam zich degelijk had voorbereid. Aan de hand van hun duidelijke "must have en nice to have"- wensenlijst kon tijdens de webinar voor 95% van de wensen oplossingen worden gedemonstreerd. De goede voorbereiding gaf verder ruimte om ook aandacht te besteden aan toekomstige wensen en groeiambities. Deze toekomstige wensen kunnen relatief eenvoudig worden ingevuld dankzij de inzet van low-code platform PortalCMS. Sommige oplossingen konden zelfs direct worden getoond. De kartrekkers van het intranet hadden PortalCMS gevonden door te zoeken op "social intranet" en "mobile app". Na één telefoontje en een webinar was al duidelijk dat het een goede match betrof. De demonstratie, de jarenlange ervaring en professionaliteit van de leverancier overtuigden. De scherpe offerte gaf de doorslag.


"De kennismaking met PortalCMS en de mensen erachter was fijn en direct, het gaf ons meteen een goed gevoel. De offerte was scherp, helder en goed omschreven en bevatte geen open einde. Precies wat wij zelf ook graag uitdragen."

Organisatie en indeling van de Mobile app

Tijdens de demo werd op verzoek extra aandacht besteed aan de mobile app. Direct na afloop van de demo werd daarom een persoonlijke demo-omgeving opgezet, hiermee kon opdrachtgever zelf bijna alle gevraagde functies zelf testen. Wat de mobile app echt bijzonder maakt is de hybride techniek waarmee deze is gebouwd. Gaandeweg de app aanpassen is hierdoor eenvoudig, zonder lange en dure ontwikkeltrajecten. Dit maakt de app bijzonder geschikt als antwoord op toekomstige wensen.

"We kregen van i-Concept zowel voor als na projectaanvang een prima mobile app aangeboden waar wij onze data en kennis mee kunnen delen. Gedurende het project vroegen we om enkele aanpassingen. Die werden allemaal snel doorgevoerd. Met de uiteindelijke app besteden medewerkers veel minder tijd en moeite aan het zoeken, vinden en bijdragen van kennis."

 

 

Korte doorlooptijd

Dankzij de uitstekende samenwerking met de IT-verantwoordelijken verliep de implementatie van het intranet en de app zelfs sneller dan voorzien. Binnen één week stond de basis van het social intranet en de mobile app al klaar, alles in de afgesproken huisstijl. In de weken daarna kon daardoor alle aandacht worden gegeven aan inrichting, verbeteringen en zelfs enkele extra wensen. Sindsdien wordt het intranet door de ruim 300 medewerkers dagelijks gebruikt.



"Met name de mobile app is een groot succes. Onze monteurs houden meer tijd over omdat dagelijkse routines via de app worden gestroomlijnd. Alle medewerkers, zowel met als zonder eigen werkplek hebben hier overigens baat bij. Ook onze kantoorwerkers zien elke dag weer de voordelen. "

Lees ook

In deze reeks verhalen uit de praktijk nemen we verkennende intranet project teams mee in een realistische reis van oriëntatie, leveranciersselectie, intranet implementatie en lancering. Diverse sectoren als zorg en techniek...
Het verslag van de jaarlijkse intranet designwedstrijd biedt elke keer weer inzicht in nieuwe interessante ontwikkelingen. Deze samenvatting met geleerde lessen, trends en tips is onmisbaar voor oriënterende intranetteams. 
WordPress is één van de meest gebruikte open source content managementsystemen voor websites. Het lijkt daarom logisch om WordPress ook te overwegen bij de ontwikkeling van een sociaal intranet. De organisaties die ooit de keuze...

Bezoek ons

i-Concept InternetWorks BV
Bergweg 122
3036 BH Rotterdam
T +31 10-4139444
Route naar i-Concept
KvK 24294582
BTW NL807967622B01

Volg ons

Facebook link icon Twitter link icon Linkedin link icon RSS link icon

Zoek op trefwoord