Intranet projecten voor MBO opleidingsinstituten

Het intranet is een effectief en efficient communicatiekanaal met onvergelijkbare snelheid en detailmeting per module en per gebruiker. Neem alleen al de snelheid, de kosten en het bereik in vergelijking met conventionele personeelsmagazines of nieuwsbrieven. In enkele minuten wordt een digitale nieuwsbrief verspreid naar honderden of duizenden medewerkers, waarbij later gemeten kan worden wie op welk moment wat gelezen heeft.

Het intranet biedt mogelijkheden om verbondenheid en collegialiteit te versterken. Het is bewezen in organisaties van groot tot klein dat men wel degelijk geïnteresseerd is in nieuws van de directie, maar zeker ook van (staf)afdelingen.

Een smoelenboek staat hoog genoteerd in de top tien van intranet toepassingen. Dit is niet alleen vanuit nieuwsgierigheid verklaarbaar (hoe ziet hij/zij eruit?), maar zeker ook vanuit professionele interesse.

Mindshift

Het fenomeen intranet is allang niet meer nieuw. Zichzelf respecterende organisaties hebben in de afgelopen jaren hun intranet opgetuigd of zelfs geperfectioneerd. Voor de achterblijvers is het een inhaalrace geworden. Die inhaalslag is sneller gemaakt als er voorafgaande aan, tijdens en na de implementatie van het intranet op alle niveaus op dezelfde golflengte over het concept intranet wordt gedacht en gesproken. Dat vergt in veel gevallen een drastische mindshift. Visualiseren en concretiseren helpen daarbij.

Concretiseer en visualiseer

Intranet is geen interne website met statische pagina’s, maar het hart van de interne informatie- en communicatievoorziening en tevens het portaal voor diverse back-office toepassingen zoals de opleidingengidsen, sitebeheer, distributielijsten, enquêtes en online formulieren. Concrete toepassingen zijn:

• Nieuws over, voor en door uw ROC, per afdeling, per branche, per project etc.
• Regio- en vaknieuws, automatisch elk uur geactualiseerd met hulp van KennisNet en op maat gepresenteerd.
• Handige voorzieningen zoals smoelenboek, bestandsbeheer (bijv. voor standaardbrieven), evenementenkalender (bijv. voor aankondiging van het personeelsfeest), tutorials/e-learning (bijv. "Hoe werkt de printer"), en onkostendeclaraties.
• Tijds- en kostenbesparende virtuele werkplekken voor afdelingen en teams (taken, agenda, documenten, discussie) waardoor ook telewerk mogelijk wordt.
• Centraal contentbeheer van publieke sites, projectsites, intranetcontent, opleidingengidsen, locatiegidsen, helemaal tot aan de verwerking van aanmeldingen voor nieuwe studenten.
• Efficiënt contact met studenten via een poort naar studentenintranetten, die per branche en locatie gestructureerd zijn. Hierin worden roosters en cijferlijsten gepubliceerd. Laagdrempelig, maar zeer gericht en zonodig gepersonaliseerd.

Maak secundaire voordelen inzichtelijk

Vaak worden secundaire (beheers)voordelen over het hoofd gezien, terwijl deze helder kunnen worden gepresenteerd. Bijvoorbeeld, via het intranet is het mogelijk om een consistent gebruikersbeheer te organiseren door mutaties toe te staan op het niveau van centraal (HRM: personeelsnummer), branche (juiste persoonsgegevens en afdeling), team (teamleider koppelt collega's aan zijn teams) en zelfs individu (Jan Jansen plaatst zijn verkorte CV en bepaalt binnen grenzen zelf hoe hij zijn intranet indeelt). Voor vele ROC's is al gebleken dat dit een enorme stap voorwaarts zou betekenen in tijds- en kostenbesparingen.

Toon de financiële voordelen in ROI en TCO calculaties

Inrichting en beheer van werkplekken is duur (PC's, software, netwerkaccounts, support). Het intranet levert centraal op afroep specifieke functionaliteit bij de gebruiker en is daardoor vele malen goedkoper. Vanuit het beheersperspectief zou een parallel kunen worden getrokken met de wijze waarop ICT-beheersorganisaties hun jaarlijkse kosten per werkplek inschatten. Dit gaat in de BVE-sector vaak om meer dan 2500 euro per persoon per jaar. Bij een intranet zou het om 5 euro per persoon per jaar kunnen gaan.

Lees hier meer over ROI en TCO calculaties.

Een echte aanrader om snel inzicht te krijgen is het intranet whitepaper.

Neem contact met ons voor een kosteloze presentatie "Intranet Best Practice & Lessons Learnt"