Raadgevend ingenieursbureau zet Social Intranet met Kennisbank en Mobile app in
Dit is één van de verhalen uit de praktijk waarmee we oriënterende intranetteams een kijkje in de keuken bieden bij zowel leverancier als klant. Wat vrijwel elk succesvol intranetproject gemeen heeft is een daadkrachtig intranet projectteam. Dit praktijkvoorbeeld vormt hierop geen uitzondering. Het intranetteam werd geleid door een uitstekend op elkaar ingespeeld duo van de ICT-afdeling met volle steun van directie en afdelingshoofden waardoor snel geschakeld kon worden. Kenmerkend voor dit project is verder dat een groot deel van de ruim 120 medewerkers regelmatig in het veld werkzaam is. De organisatie is grofweg in te delen in de groepen veldwerk, laboratorium en kantoor. Het zal niemand verrassen dat de groep veldwerkers met smart uitkeek naar de smartphone app. De kartrekkers van het project, de ICT-manager en systeembeheerder, beschikken beiden over ruim 20 jaar hands-on ervaring en zijn bijzonder goed op elkaar ingespeeld. Samen beschikken zij over alle benodigde kennis en vaardigheden om alle IT beheervraagstukken te tackelen. De opdracht die zij van hun directie meekregen; zoek en implementeer een sociaal intranet met kennisbank en zorg dat alle medewerkers, dus zeker ook de medewerkers in het veld, er optimaal gebruik van kunnen maken.
“Wij zijn hét adres voor alle vraagstukken op het gebied van geotechniek. Met 40 jaar ervaring behoren wij tot de top 3 van de geotechnische ingenieursbureaus in Nederland. Onze mensen werken met het modernste materieel en wij beschikken over een zeer goed aangeschreven geotechnisch laboratorium. Wij zochten en vonden met PortalCMS een effectief en efficiënt communicatiemiddel dat uitstekend bij ons past.”
Waarom geen standaardoplossing?
"Kennisuitwisseling verliep voorheen via documenten in een verouderd SharePoint systeem. De hoeveelheid data was over de afgelopen jaren dusdanig gegroeid dat zoeken en vinden steeds lastiger werd. Met name onze medewerkers in het veld ondervonden problemen. We wilden daarom zorgen voor één centrale plek waar alle medewerkers kennis samenbrengen, delen en kunnen raadplegen. Belangrijk daarbij is dus de toegankelijkheid via PC én smartphone."
Centraal doel voor opdrachtgever is dat de verschillende groepen medewerkers optimaal toegang moeten hebben tot informatie en ook beter worden betrokken. Een intranet met mobile app zorgt hiervoor door elke medewerker direct toegang te geven tot elkaar en relevante informatie via interactie tools. Wanneer projecten complexer worden, neemt ook het aantal omvangrijke documenten toe. Een flexibele indeling en mobiele toegankelijkheid moeten dan niet beperkt worden door lastig aanpasbare applicaties. Door de unieke combinatie van standaard functionaliteit en flexibiliteit kan worden gezorgd voor optimaal kennisbeheer en toekomstbestendigheid. Kennis wordt mobiel toegankelijk gemaakt en daarmee besparen medewerkers veel tijd in hun dagelijks werk. Een nieuw sociaal intranet, kennisportaal en mobile app moet in feite een solide fundament vormen waarop ook de komende jaren verder kan worden doorontwikkeld.
Belangrijke wensen intranetproject snel getackeld
Al tijdens het eerste kennismakingsgesprek bleek dat het projectteam zich degelijk had voorbereid. Op de duidelijke "must have en nice to have wensenlijst" kon i-Concept direct inspelen tijdens de webinar presentatie: al 95% van de vragen kon concreet worden beantwoord en gedemonstreerd. Daardoor kwam weer ruimte vrij om aandacht te besteden aan toekomstige wensen en groeiambities. Die kunnen perfect worden ingevuld met low-code platform PortalCMS. Daarmee kan bestaande functionaliteit direct worden ingeschakeld, aangevuld met nieuwe functionaliteit tegen zeer lage ontwikkelkosten. De projectleider had PortalCMS gevonden op de zoekwoorden "social intranet" en "mobile app". Na één telefoontje en het daaropvolgende webinar was duidelijk dat het een goede match was. De demonstratie inspireerde, bood praktische oplossingen en dankzij de flexibiliteit van het achterliggende platform kunnen de uiteenlopende toekomstige uitdagingen worden getackeld. De jarenlange ervaring en professionaliteit van de leverancier gaven de doorslag voor een offerte-aanvraag.
"De kennismaking met PortalCMS en de mensen erachter was fijn en direct, het gaf ons meteen een goed gevoel. De offerte was scherp, helder en goed omschreven en bevatte geen open einde. Precies wat wij zelf ook graag uitdragen."
Organisatie en indeling van de Mobile app
Tijdens de demo werd op verzoek extra aandacht besteed aan de mobile app. Direct na afloop van de demo is een persoonlijke demo-omgeving opgezet, waarmee de meeste functies van de de app konden worden getest. De mobile app biedt standaard ruim voldoende voorzieningen om snel kennis en informatie te zoeken en vinden. Wat de mobile app pas echt bijzonder maakt is de achterliggende hybride techniek die aanpassen van de app eenvoudig mogelijk maakt zonder lange en dure ontwikkeltrajecten. Dit maakt de app bijzonder geschikt om snel op toekomstige wensen in te spelen.
"We kregen van i-Concept direct na projectaanvang een prima mobile app aangeboden waar wij onze data en kennis mee kunnen delen. Gedurende het project vroegen we of nog enkele aanpassingen door te voeren aan de app en dat werd zonder meer snel uitgevoerd. Dankzij de app kost het onze medewerkers veel minder tijd en moeite om zich voor te bereiden en is kennis vinden en delen veel eenvoudiger geworden."
Korte doorlooptijd
Dankzij de uitstekende samenwerking met de IT-verantwoordelijken verliep de implementatie van het intranet en de app zeer vlot. Binnen één week stond de basis van het social intranet en de mobile app al klaar en in de afgesproken huisstijl. In de weken daarna kon daarmee alle aandacht worden gegeven aan verbeteringen en het plaatsen van content. Gaandeweg de inrichting konden op verzoek van het projectteam diverse kleine verbeteringen aan het design, de app en de portal worden doorgevoerd. Sindsdien wordt door de gehele organisatie gebruik gemaakt van het nieuwe intranet, de kennisbank en natuurlijk de mobile app.
"De mobile app is met name onder medewerkers in het veld populair omdat het dagelijkse routines vereenvoudigt en versnelt. Alle medewerkers, met en zonder eigen werkplek besparen tijd dankzij het intranet, de kennisbank en de mobiele app, elke dag weer!"
