Intranet succesfactoren
U bent binnen uw organisatie verantwoordelijk voor het nieuw op te zetten intranet of portaal en u zoekt materiaal ter oriëntatie? Dan helpt deze pagina over Strategische Keuze bij het Plan van Aanpak en de Trends u snel in de goede richting en wijst u op vele valkuilen. Het biedt u houvast bij diverse beslissingsmomenten en bevestigt uw vermoedens met enkele open deuren. Van deze informatie is ook een uitgebreidere versie in Powerpoint beschikbaar. Laat u ons via de contactpagina weten als u dit wil ontvangen?
Voordat we met de succesfactoren beginnen, eerst maar eens de belangrijkste faalfactoren. Begin nooit aan een intranetproject als de bedrijfscultuur er niet naar is, bijvoorbeeld als het management sceptisch en bang is dat medewerkers tijd zouden verspillen aan blogs of in wiki's.
Begin wel aan een sociaal intranet als bij alle betrokkenen overeenstemming is over het streven naar één of meer van deze doelen:
- Samenwerken in teamverband op afdelings- of projectbasis en documenten kunnen delen, archiveren en terugvinden.
- Medewerkers op verschillende plaatsen of vestigingen via online communities of teams binnen het intranet met elkaar laten samenwerken.
- Via fora en chats ideeën kunnen uitwisselen waarmee creativiteit wordt aangemoedigd.
- Nieuwsbrieven digitaal verzenden naar afdelingen en belangengroepen, liefst geautomatiseerd met een activiteitenverslag van de afgelopen dag, week of maand.
- Via e-learning medewerkers de mogelijkheid bieden om online cursussen te volgen inclusief het maken van een toets zonder benodigde aanwezigheid van een trainer.
Sociaal intranet bevat een hoop toegevoegde waarde voor een organisatie en daarom zijn steeds meer organisaties er gebruik van gaan maken, van multinationals zoals McDonalds, Motorola, British Airways, IBM tot overheidsorganisaties en het midden- en kleinbedrijf. Het maakt dus niet uit hoeveel werknemers de organisatie telt, Sociaal Intranet biedt vele en diverse mogelijkheden voor kostenbesparingen en manieren om uw concurrentiepositie te verbeteren of verstevigen.
Succesfactoren bij en na lancering
- Lancering: Kies alleen voor de "Big bang" methode als het intranet bij lancering volledig gevuld en compleet is.
- Lancering: Kies voor "Stealth mode" ofwel een geleidelijke soft launch als de content moet groeien na de lancering.
- Definieer de beoogde doelen en kies de 3 belangrijkste die structureel genoemd gaan worden.
- Vier het als een geboorte, bijvoorbeeld met beschuit met muisjes of een taart.
- Geef presentaties en laat de directie regelmatig over via en over intranet communiceren.
- In e-mails, plaats hyperlinks naar de informatie op intranet in plaats van de informatie helemaal in de de e-mails te plaatsen.
- Maak de afdeling communicatie verantwoordelijk en eigenaar van nieuwsbrieven en digests.
- Verspreid brochures en verkorte handleidingen.
- Verzend regelmatig “What’s new” e-mails.
- Forceer het intranet als homepage zodat elke netwerkgebruiker altijd automatisch intranet in beeld heeft bij aanvang van de werkdag.
- Plaats posters en verspreid brochures in de kantine
- Deel gadgets uit aanpersoneel zoals T-shirts, ballonnen, stickers, mousepads
- Plaats op intranet online speurtochten of ontdekkingsspelletjes met prijzen
- Migreer de belangrijke toepassingen of zorg dat men altijd via intranet naar die toepassingen moet gaan.
- Voor of direct na de lancering, identificeer de killer apps (meest populaire apps) en geeft deze extra aandacht.
- Zorg dat content management bij de bron geschiedt, dus laat de mensen van de juiste afdelingen zelf content verzorgen.
- Organiseer training sessies, eventueel via persoonlijke assitenten van de managers.
- Richt een telefonische helpdesk in.
- Publiceer een grap of quote van de dag.
- Ondersteun chat- en discussiegroepen.
- Zorg ervoor dat het management blijvend betrokken is en dit ook toont.
- Optimaliseer de kracht van de homepage en zorg via optimaal widgetgebruik dat gebruikers geprikkeld worden om door te lezen en bij te dragen.
- Breng alle bovenstaande gekozen ideëen samen in een marketingcommunicatieplan
