Fabrikant kozijnen implementeert Social Intranet met Kennisbank en Mobile app
Dit is één van de verhalen uit de praktijk waarmee we oriënterende intranet teams een kijkje in de keuken bieden bij zowel leverancier als klant. Wat vrijwel elk succesvol intranetproject gemeen heeft is een daadkrachtig intranet projectteam. In dit praktijkvoorbeeld is het niet anders. Het intranetteam werd geleid door een dynamisch duo afkomstig uit de afdelingen marketing en ICT. Doordat het projectteam daarnaast kon rekenen op volle steun vanuit directie en afdelingshoofden kon zeer snel geschakeld worden. Kenmerkend voor dit project is dat een groot deel van de 150+ medewerkers geen eigen werkplek heeft. De medewerkers zijn grofweg in te delen in drie groepen; productie, installatie en kantoor. Niet vreemd dus dat een smartphone app een centrale rol krijgt toegedicht. De kartrekkers van het project, de marketingmanager met ruim 20 jaar hands-on ervaring en de ICT manager met een vergelijkbare staat van dienst waren bijzonder goed op elkaar ingespeeld. Samen beschikken zij over alle benodigde kennis en vaardigheden om alle communicatie en IT vraagstukken te tackelen. De opdracht die zij van hun directie meekregen; zoek en implementeer een sociaal intranet met kennisbank waar alle medewerkers optimaal gebruik van kunnen maken.
“Wij zijn een echt familiebedrijf, communicatie is bij ons sociaal en absoluut niet formeel. We besteden veel aandacht aan moderne productietechnieken en innovaties en ons intranet gaat daar een centrale rol in spelen. Daarnaast hebben we veel jonge medewerkers en die zien passende communicatiemiddelen als vanzelfsprekend.”
Waarom een traditioneel intranet niet voldoet
"Kennisuitwisseling verliep vooral via documenten op netwerkschijven en een zeer lijvige nieuwsbrief van de technische commissie. Dat ging lange tijd goed, maar je merkt dat de behoeften veranderen en de informatie niet echt makkelijk beklijfde. We willen daarom één centrale plek waar alle medewerkers kennis samenbrengen, delen en kunnen raadplegen. Het bijhouden ervan moet ook makkelijker. Het intranet met app helpt ons daarmee en zorgt voor hogere betrouwbaarheid van kennis. Bijkomend effect, nieuwe medewerkers inwerken is nu super makkelijk."
Centraal doel is de verschillende groepen medewerkers optimaal bereiken en betrekken. Een intranet met mobile app verschaft iedere medewerker direct toegang tot elkaar, relevante informatie en interactie tools. Wanneer projecten complexer worden, neemt het aantal documenten ook toe. Een goede indeling en de toegankelijkheid daarvan is dan essentieel. Standaard functionaliteit zoals het toewijzen van eigenaren en inzetten van versiebeheer, slimmer zoeken en vinden zorgt voor optimaal kennisbeheer. Doordat kennis is gekoppeld aan kenniseigenaren, wordt het actueel houden veel minder belastend. Diverse interactieve tools helpen medewerkers slimmer met kennis om te gaan en nieuwe ideeën te ontwikkelen. Met het nieuwe sociale intranet, kennisportaal en mobile app is voor deze organisatie een solide basis gelegd om de doelen te realiseren.
Belangrijke wensen voor het intranet project
Al tijdens het eerste kennismakingsgesprek bleek dat het projectteam zich degelijk had voorbereid. Gedurende de webinar presentaties werden diverse wensen gepresenteerd en werden in 98% van deze gevallen direct oplossingen getoond en geboden. Niet alleen de functionele kant van de zaak kreeg aandacht, ook toekomstige wensen en groeiambities werden besproken, waarvoor het low-code platform PortalCMS diverse oplossingen biedt. PortalCMS werd door de projectleider in eerste instantie gevonden met trefwoorden "social intranet" en "mobile app". Na één telefoontje plus een eerste persoonlijke online demo was het al duidelijk: het is een goede match. De demonstratie inspireerde met enkele praktijkvoorbeelden die lieten zien hoe flexibel ingespeeld kon worden op uiteenlopende uitdagingen. De jarenlange ervaring en professionaliteit van de leverancier gaven verder de doorslag om tot een offerte-aanvraag te komen.
"De kennismaking met PortalCMS en de mensen er achter vonden we zeer fijn en to the point, het gaf al meteen een goed gevoel. De offerte was duidelijk en goed omschreven en bevatte geen open einde. Eigenlijk precies zoals wij zelf ook met onze klanten omgaan."
Organisatie en indeling van de Mobile app
Tijdens de demo werd op verzoek extra aandacht besteed aan de mobile app. Direct na afloop van de demo is een persoonlijke demo-omgeving opgezet, waarmee de meeste functies van de de app konden worden getest. De mobile app biedt standaard ruim voldoende voorzieningen om snel kennis en informatie te zoeken en vinden. Wat de mobile app pas echt bijzonder maakt is de achterliggende hybride techniek die aanpassen van de app eenvoudig mogelijk maakt zonder lange en dure ontwikkeltrajecten. Dit maakt de app bijzonder geschikt om snel op toekomstige wensen in te spelen.
"We kregen van i-Concept direct na project aanvang een bijna perfect passende mobile app aangeboden waar wij onze data en kennis mee delen. Gedurende het project vroegen we of enkele aanpassingen konden worden gemaakt aan de app en dat werd zonder uitzondering supersnel gedaan. Dankzij de app kost het onze medewerkers veel minder tijd en moeite om kennis te vinden of om zelf een bijdrage te leveren. We besparen veel tijd maar hebben nu ook de mogelijkheid om samen met alle collega's aan nieuwe innovaties te werken."
Razendsnelle implementatie
Dankzij de uitstekende samenwerking met de IT verantwoordelijke bij de klant verliep de implementatie van het intranet en de app razendsnel. Binnen één week stonden het social intranet en de mobile app in de gewenste huisstijl klaar. In de weken daarna kon zo alle aandacht gericht worden op het steeds verder verbeteren van de content. Gaandeweg de inrichting konden op verzoek van het projectteam diverse kleine verbeteringen aan de app en de portal worden doorgevoerd waarna via drie soft launches de gehele organisatie gebruik is gaan maken van het intranet en de mobile app.
"De mobile app is inmiddels vast onderdeel van onze dagelijkse routine geworden. Alle medewerkers, met name die geen eigen werkplek hebben, starten de dag met de app. Een hele verbetering!"
