Intranet checklist
De onderstaande checklist is een nuttig hulpmiddel om de brede organisatorische eisen die u aan het ideale intranet stelt, te identificeren. Deze exercitie zal u zowel helpen bij het stellen van realistische doelen, alsook dienen als ijkpunt voor uw verkenningstocht langs de mogelijkheden van een intranet.
De structuur van uw organisatie
✔ Heeft uw organisatie verschillende kantoren op uiteenlopende lokaties?
✔ Kent elke afzonderlijke lokaties een concentratie van meerdere staffuncties, zoals R&D, verkoop, juridische zaken, en klantenservice?
✔ Is de organisatie hierarchisch van opzet, overwegend centraal of juist decentraal georganiseerd?
De interne communicatie en informatieuitwisseling
✔ Wat zijn de primaire en routinematige informatiebronnen binnen en buiten de organisatie?
✔ Op welke wijze wordt zakelijke informatie doorgaans aangeleverd? (via memorandi, email, special delivery, telefoon, vergadering of op ander manieren)
✔ Op welke manier komen besluiten tot stand? (gebruik formulieren en procedures)
✔ Op welke wijze wordt onderzoek doorgaans uitgevoerd en worden de uitkomsten van onderzoek verspreid binnen de organisatie?
Externe communicatie
✔ Bestaan er groepen buiten de organisatie waarmee u nauw contact onderhoudt? (klanten, aandeelhouders, vrijwilligers)
✔ Hoe houdt de organisatie deze mensen betrokken en geïnformeerd?
✔ Hoe ontvangt de organisatie informatie en hoe verwerkt zij deze informatie?
Mogelijke hindernissen bij de introductie van een intranet
✔ Wat zijn de belangrijkste obstakels die een efficiënte afhandeling van informatie in de weg staan?
✔ Van welke aard zijn deze obstakels? (mechanisch, logistiek, cultureel)
✔ Wat is de wegingsfactor van deze obstakels?
Beschikbaarheid van bronnen en middelen
✔ Wat is het huidige niveau van internet- en computergebruik binnen uw organisatie?
✔ Wat is er nodig aan personeel en leveranciers om een intranet op te zetten en te beheren?
✔ Welke bronnen en middelen (financieel, technische etc,) heeft u op dit moment beschikbaar?
