Grenzen van eHRM lang niet altijd duidelijk

[door: Luuk Ros]

De introductie van een intranet binnen de organisatie is vaak aanleiding om te kijken wat er nog meer mogelijk is met de nieuw verworven technologie. De werking van internetprogramma's, zoals e-mailen of formulieren invullen, is voor veel medewerkers gesneden koek en die kennis biedt mogelijkheden om zonder ellenlange opleidingstrajecten een aantal nieuwe toepassingen te installeren. Ook op het gebied van HRM-automatisering. Albert Bausch, algemeen directeur van het Rotterdamse IT-bedrijf i-Concept, heeft zich gespecialiseerd in eHRM via webtechnologie. En dat werken met internet of intranet heeft voordelen. Bijvoorbeeld omdat het makkelijk installeert; een voordeel voor de IT-afdeling. En het is gemakkelijk om ermee te werken; dat is het voordeel voor de gebruikers. 'Het is onze doelstelling om gebruikerswensen te vertalen in functionaliteit', legt Bausch uit 'Dan maakt ons de technologie helemaal niet uit. Voorheen ging een groot percentage van onze tijd en energie naar het communicatiegedeelte, maar dat hoeft niet meer. Wij kunnen er nu vanuit gaan dat iedereen een PC heeft met internettechnologie en een webbrowser. En dat maakt het gemakkelijker om de gebruiker beter te bedienen.'

Standaardtechnologie

Een voordeel voor HRM-medewerkers is ook, dat een programma zoals een e-learningtoepassing eerst uitgebreid kan worden getest, zonder dat de hele IT-afdeling hoeft te worden gemobiliseerd. Zo ontwikkelde Bausch' team onlangs een back-officetoepassing, die in de testfase op een beveiligde plek via de internetsite van i-Concept toegankelijk werd gemaakt voor de medewerkers van de klant. Daar kon men ermee werken alsof het op het eigen intranet stond en zo heeft de bouwer van de e-learningtoepassing direct met medewerkers in de testfase kunnen werken. 'Het is uiteindelijk ook in productie genomen toen het nog in de testomgeving stond. En als dan iedereen eraan gewend is geraakt, dan is het een fluitje van een cent om het in de IT-omgeving van het bedrijf te zetten. De gebruiker ziet helemaal geen verschil,' aldus Bausch. 'We maken gebruik van standaardtechnologieën, zeker omdat we onze klanten qua techniek niet willen 'insluiten'. Dat is vooral bij e-learning erg belangrijk. We gebruiken het intranet als platform voor personeelsinformatie-systemen, dus inclusief adresgegevens, smoelenboeken, programma's voor relatiebeheer en het daaraan gekoppelde call center, contentmanagement- en sitemanagement-toepassingen. Organisaties kunnen starten met een eenvoudige toepassing, eerst wennen aan de gebruiksomgeving en beheeromgeving.'

i-Concept verkoopt met name eHRM-toepassingen, maar volgens Bausch is het in de markt nog lang niet helder wat daar allemaal onder wordt verstaan. Dat bemerkt hij ook bij zijn gesprekken over intranettoepassingen. Het intranet als geheel wordt vaak gerekend tot het terrein van HRM, naast specifieke deelgebieden als e-learning, e-recruitment. Of het vacaturebeheer, zowel voor de eigen website als ook gekoppeld aan externe websites. Zelfs zaken als documentbeheer, agenda- en relatiebeheer of de mogelijkheden om aan de hand van dat relatiebeheer ook nog verkoopgerichte acties te ondernemen. Vaak wordt het HRM-deel gekoppeld en geïntegreerd met andere takken van sport: 'Als je bijvoorbeeld kijkt wat we hebben gedaan voor de RAV Rijnmond, dat is de ambulancedienst voor de regio Rijnmond, dat zijn helemaal op maat gemaakte systemen die de chauffeurs bijvoorbeeld inzicht moeten geven in de onderhoudsbeurten van de ambulances. Maar ze kunnen ook wat kleine testjes doen, om te zien of ze de richtlijnen van die ambulance nog steeds goed in hun hoofd hebben. Dat zijn zeer specifieke toepassingen voor dat soort klanten.'

Van het eiland

Volgens Bausch zou het goed zijn als de HRM-manager bij gesprekken over IT uit de geïsoleerde positie komt waar ze volgens hem nog vaak bivakkeren. HRM verschuift steeds meer naar het strategisch niveau van besturen en veel strategische beslissingen hebben een IT-component. 'De vrees die veel HR-managers hebben, kun je veranderen in kansen', denkt Bausch. 'Ik wil niet zeggen dat ze aan de vergadertafel iets dichter bij het IT-management moeten gaan zitten maar dat zou natuurlijk wel helpen als ze een beetje van dat eiland afkomen. Het mandaat van HR-managers is vaak niet zo groot, is mijn ervaring. Als er een budget wordt vrijgegeven bungelt de HR-manager volgens mij onder aan het lijstje. En als de directeur, de grote besluitvormer, twee meningen hoort. Eén van de IT-Manager en één van de HR-manager, dan trekt de laatste het vaakst aan het kortste eind. Dat zou niet zo hoeven zijn. Als men ervan doordrongen is dat eHRM kansen biedt, en niet alleen maar geld kost, dan zijn alle partijen enthousiast. Maar als er ook maar één bedreiging is tussen de honderden kansen, en ik noem dan bijvoorbeeld e-learning, dan wordt er vaak al snel 'nee' gezegd. Ook door de HR-manager, en dat is natuurlijk zonde.'

IISN 1568-1734