Google deelt app gebruik op in drie segmenten: repetitief, verveeld en urgent. Repetitieve gebruikers checken bijvoorbeeld regelmatig hun aandelenportefeuille. Verveelde gebruikers doden de tijd door Youtube filmpjes te kijken en urgente gebruikers willen snel specifieke informatie krijgen, zoals de vertrektijd van hun trein. Bij elke categorie hoort een soortgelijk bijpassend app ontwerp. Deze segmentatiemethode kan je doortrekken naar het ontwerp van zakelijke mobiele digitale tools. Als we als uitgangspunt nemen wat de redenen zijn om mobiele digitale tools te gebruiken, dan kunnen we de onderstaande 5 soorten van gebruik onderscheiden.

1) "ik gebruik mobiele apps in kantoor als ik even niet aan mijn bureau zit"

-ik controleer de details van de vergadering.
-ik check de beschikbaarheid en locatie van de vergaderruimte
-ik bekijk de contactgegevens van de deelnemers aan de vergadering
-ik bestel de koffie en broodjes
-ik doe een fact-check bij referentie-informatie

Kantoorwerkers die even niet achter hun bureau zitten hebben regelmatig dringende informatiebehoeften. Onderweg naar een vergaderruimte kan bijvoorbeeld een plattegrond nodig zijn en eenmaal in de vergaderruimte is er altijd wel een afwezige die moet worden opgespoord. Smartphone toepassingen voor contactgegevens, reserveringen en lunchbestellingen zijn dan handig en inmiddels heel gebruikelijk.

2) "ik gebruik handige zakelijke apps tijdens het wachten"

-Ik lees of controleer nieuwsartikelen
-Ik neem deel aan online discussies
-Ik doe eenvoudige workflowtaken, zoals goedkeuren van onkostendeclaraties

Dit lijkt op de "verveelde" Google-gebruiker, maar dan een productieve variant. Dit soort controle- en beoordelingstaken is goed te doen tijdens het wachten en ligt in het verlengde van het bekende checken van je e-mail en whatsappen met een collega. Medewerkerbetrokkenheid verhogen via nieuwsberichten op de smartphone is een quick win, als je zorgt dat de content visueel, bondig en uitnodigend is. Stimuleer interactie met behulp van comment-opties en online discussies, want een collega wil tijdens het wachten graag een andere collega helpen met het beantwoorden van een vraag. Workflowtaken met een korte goedkeuringsstap die past binnen 1 scherm zijn ideaal voor mobiel gebruik. Onkostendeclaties en verlofaanvragen zijn daarvan goede voorbeelden.

3) "Ik heb mijn smartphone als tweede scherm naast mijn grote computerscherm."

-ik bekijk urgente mededelingen op mijn smartphone terwijl ik op mijn grote scherm doorwerk
-ik gebruik mijn smartphone voor videoconferencing
-ik check de status van workflows

Natuurlijk kan je in Windows in meerdere applicatievensters tegelijk werken en kan je vensters verschuiven naar een extra scherm gekoppeld aan je laptop. Echter voor tools met een notificatiefunctie zoals Slack, Teamwork App en Teams zijn smartphone apps beter geschikt. Om diezelfde reden zou de IT afdeling er goed aan doen om urgente meldingen over hun IT systemen primair naar de mobiele apparaten te sturen.

4) "ik gebruik maatwerk apps gekoppeld aan mijn smartphone sensoren"

-Ik upload inspectiefoto's met geotags in mijn dossiers
-Ik gebruik GPS om gevoelige informatie te beveiligen
-Ik gebruik een augmented reality app om detailinformatie inzichtelijk te maken

Deze toepassingen hebben nog veel terrein te winnen. Al onze smartphones hebben inmiddels geavanceerde sensoren waarmee specifieke veldwerktoepassingen mogelijk worden, die op laptops nooit kunnen werken. Neem alleen al de schade-experts van onze klant Vanderwal en Joosten. Zij gebruiken de maatwerkvariant van de PortalCMS app om foto's op de schadelocatie te maken, die automatisch in het juiste dossier terecht komen.

5) "mijn eigen smartphone is mijn enige digitale tool op het werk"

-ik zoek specifieke informatie in het personeelshandboek
-ik bekijk korte instructievideo's met een toets
-ik vraag verlof aan en meld mij afwezig, ziek of hersteld
-ik bekijk het personeelsroosters en vraag een vervangende dienst aan

Er zijn voorbeelden te over van werknemers zonder eigen werkplek en zelfs zonder laptop of smartphone van de zaak. Denk aan een vrachtwagenchauffeur, een medewerker groenteteelt of een fietsbezorger. Zij zijn afhankelijk van de bedrijfsapp die op hun eigen smartphone draait vanwege het BYOD-beleid (Bring Your Own Device). Voor hen zijn de mobiele digitale tools cruciaal. Deze tools moeten extra zorgvuldig worden ontworpen om optimaal aan te sluiten bij de aard van het werk, niet alleen vanwege efficiency maar ook vanwege veiligheid. Een instructievideo werkt vaak beter dan lappen tekst op een klein scherm. Mobiele digitale tools hebben het bijkomende voordeel dat ze piekgebruik tijdens werktijden helpen voorkomen. Zo worden verlofaanvragen vaak buiten werktijden gedaan als de werknemer thuis de vakantieplannen bespreekt.

Meer weten en zien?

Voor oriënterende teams bieden we kosteloos en vrijblijvend een volledig operationele Teamwork App inclusief beheeromgeving om mee te experimenteren.

Neem vrijblijvend contact op en ontvang advies en suggesties op maat voor uw specifieke omstandigheden.