Declaratie-apps dringen door in het MKB
Een zakenreis of hotelovernachting declareren bij de baas gebeurt steeds minder vaak met papieren bonnetjes. In plaats daarvan gebruiken medewerkers steeds vaker een app op hun telefoon om direct de bonnetjes te fotograferen en bij hun declaratie toe te voegen. We waren voor privé-gebruik al gewend geraakt aan de zorgapp en om gezamenlijk gemaakte onkosten te berekenen en te verdelen via een "Tikkie". De declaratie-app is een typisch voorbeeld van de "Consumerization of IT" of anders gezegd, hoe we onze positieve privé-ervaringen met de smartphone gebruiken om ook in ons dagelijks werk het nuttige en het aangename van de smartphone te verenigen. Declareren met de app gaat sneller, creëert overzicht en voorkomt fraude.
In 2015 werkte nog circa 70 procent van de bedrijven met papieren bonnetjes om treinkaartjes en zakenlunches en -diners te vergoeden. In 2018 is dat geslonken tot 13 procent. Meer dan de helft van de bedrijven gebruikt hiervoor inmiddels een app.
De wereldwijde markt voor declaratiesoftware groeit snel, tot circa 6 miljard euro in 2025. Dat is inclusief apps van zorgverzekeraars om medische rekeningen te scannen met de camera op je smartphone. De reden van de groei is dus gemak en tijdswinst waardoor de kosten per declaratie sterk worden gereduceerd. Aberdeen Group onderzocht wereldwijd ruim 175 bedrijven en daar waren gebruikers van een mobiele app 65 procent minder kwijt aan proceskosten dan bedrijven die handmatig declareren. Datzelfde onderzoek wees uit dat medewerkers van bedrijven met declaratie-apps zich vaker aan de regels houden. Medewerkers zullen dus minder snel valse reiskosten declareren of dure hotelovernachtingen buiten kantoortijden laten vergoeden.
In een declaratie-app kan bovendien gemakkelijk variabele persoonsgebonden logica worden ingebouwd. Zo kun je vooraf regels instellen waar een declaratie aan moet voldoen, zoals wie wat mag declareren en voor welk maximaal bedrag. Het terugverdienen van de kosten van de declaratie-app is alleen al met deze besparingen snel gedaan.
Meer weten over declaratie-apps en andere zakelijke maatwerk apps?
Neem dan contact met ons op en we laten de mogelijkheden graag zien tijdens een live online demo.
