Social Intranet met Kennisbank en Mobile app voor Museum
Dit is één van die verhalen uit de praktijk waarmee we oriënterende intranetteams een kijkje geven in de keuken bij zowel leverancier als klant. Een daadkrachtig intranet projectteam stond ook in dit geval aan het roer. De kar werd getrokken door een communicatiespecialiste met ruime 20 jaar hands-on ervaring in de publieke sector en museale wereld. Zij werd hierin gesteund door het management en diverse afdelingen waaronder ICT. Bijzonder aan dit project is met name de grote diversiteit aan groepen gebruikers, denk aan medewerkers, winkelbediening, rondleiders en vrijwilligers. Hoewel iedereen op dezelfde manier toegang krijgt tot het intranet lopen de beoogde gebruiksrechten en toegang tot content sterk uiteen. De directie stelde de volgende uitdaging; zoek een sociaal intranet met kennisbank en mobile app waar alle groepen mee voorzien kunnen worden maar zonder hoge (beheer)kosten.
“Als interactief museum voor cultuur en wetenschap met een educatieve missie en een interdisciplinaire benadering wil ons museum mensen inspireren om de wereld te ontdekken en zichzelf te ontwikkelen. Daarnaast willen we mensen motiveren om onze wereld met respect te behandelen. Ons museum realiseert deze missie door de bezoekers een dynamische, museale leeromgeving aan te bieden. Kernbegrippen zijn innovatie en duurzaamheid, interactiviteit en dialoog, kwaliteit en excellentie. We zochten en vonden in de oplossing die i-Concept ons biedt een communicatiemiddel dat perfect bij deze kernbegrippen past.”
Als eerste kreeg een kleine groep kwartiermakers na krap 2 weken toegang tot een volledig ingericht en functioneel intranet. Deze groep zorgde voor de nodige basisindeling en zette samen met leverancier de initiële contentstrategie op. In de daarop volgende weken kregen gefaseerd de medewerkers, winkelbediening, rondleiders en vrijwilligers toegang tot het nieuwe intranet. Gaandeweg ontstond zo meer inzicht in de werkelijke functionele behoeften en de mate van adoptie van het intranet. Medewerkers zonder eigen vaste werkplek bijvoorbeeld gebruiken het intranet vooral via de mobile app. De overzichtelijke beheeromgeving zorgt voor eenvoudig beheer van alle content zonder dat dit onnodig hoge beheerlasten met zich mee brengt.
Waarom geen standaardoplossing?
"Hoewel wij al SharePoint gebruikten als onderdeel van ons Office 365 abonnement liepen we tegen serieuze functionele maar ook budgettaire beperkingen aan. Gevolg was dat we veel van onze medewerkers buiten moesten sluiten en dat vonden we onacceptabel. Gelukkig bood i-Concept een uitstekend alternatief, zowel functioneel als budgettair."
Opdrachtgever wilde dat iedere gebruikersgroep optimaal bediend wordt zonder hoge licentiekosten. De oplossing van i-Concept was signifant voordeliger dan een vergelijkbare standaardoplossing. De combinatie van een vaste lage prijs per gebruiker met zelfs meer functionaliteit dan concurrenten standaard bieden was extra aantrekkelijk. Doorgroeimogelijkheden en toekomstbestendigheid werden ook niet vergeten. Doordat zowel het intranet als de apps zijn gebouwd op een solide fundament van een low-code platform met hybride app technologie zijn toekomstige scenario's afgedekt.
Belangrijkste wensen snel ingevuld
Al tijdens het eerste kennismakingsgesprek werd duidelijk dat het projectteam zich degelijk had voorbereid. De must- en nice to haves vormden de rode lijn waarlangs de demonstratie verliep. Doordat nagenoeg alle gewenste oplossingen ook direct getoond konden worden, was snel duidelijk dat er een match was. Het feit dat daarnaast vrijwel elke nieuwe module ook direct beschikbaar komt voor bestaande klanten maakt het extra aantrekkelijk.
"De kennismaking met i-Concept en de demonstratie van hun oplossing bij ons op kantoor vonden we erg fijn, direct en overtuigend. De offerte was dat ook, bijzonder scherp en helder geformuleerd en zonder open einde. De jarenlange ervaring en de grote bereidheid om met ons naar passende oplossingen te zoeken en deze te bouwen trok ons over de streep."
Organisatie en indeling van de Mobile app
Tijdens de presentatie werd naast het intranet extra aandacht besteed aan de mobile app. Deze app moest iedere individuele gebruikersgroep passende functionaliteit en content bieden. Om te laten zien hoe snel en flexibel dit kan worden gerealiseerd werd na afloop van de presentatie binnen 4 uur een tweetal apps, in huisstijl en met groepsspecifieke functionaliteit beschikbaar gesteld.
"We kregen van i-Concept binnen enkele uren twee prima mobile apps waarmee we konden testen, helemaal in de huisstijl en volledig functioneel. Tijdens het testen gaven we enkele wensen door met betrekking tot de functionaliteit en vormgeving. Tot onze grote verrassing bleek dat in no time in de test app te zijn verwerkt."
Binnen 2 weken startklaar
De uitstekende samenwerking met alle betrokken partijen zorgde voor een vlotte implementatie binnen 2 weken. In de weken daarna was daardoor ruim de tijd om aandacht te geven aan iteratieve verbeteringen, optimaliseren van de indeling en het plaasten van de content. Inmiddels gebruikt de gehele organisatie het nieuwe intranet, kennisbank en de mobile app. Komend jaar verwacht opdrachtgever aanvullende wensen te hebben. Wij kijken er alvast met interesse naar uit!
"Met de mobile app bereiken en betrekken wij medewerkers die we voorheen niet of moeilijk bereikten. Het intranet en de app brengen onze medewerkers dichter bij elkaar en iedereen is enthousiast."
