Ingenieursbureau implementeert Social Intranet met Kennisbank
Dit is één van de verhalen uit de praktijk waarmee we oriënterende intranet teams een kijkje in de keuken bieden bij zowel leverancier als klant. Een succesvol intranet kan niet zonder breed draagvlak binnen de organisatie. Om deze reden bestaat ook het intranet team in dit voorbeeld uit leden van verschillende afdelingen. Een directielid en 4 ingenieurs, ieder van een andere vestiging en met eigen expertises, vormen het uiteindelijke projectteam. Het ingenieursbureau zelf bestaat uit 50 medewerkers in 4 vestigingen en is door heel Nederland actief. De projectleider is een civiel ingenieur, gespecialiseerd in geo- en betontechniek. Vanwege zijn affiniteit met softwareapplicaties is hij aangesteld als projectleider. Zijn opdracht: zoek en implementeer een sociaal intranet met kennisbank.
“Innovatie staat bij ons hoog in het vaandel. Een moderne organisatie met veel jonge professionals vraagt om passende communicatiemiddelen die vernieuwing optimaal faciliteren.”
Waarom netwerkschijven en Sharepoint niet voldoen
"Kennisuitwisseling met documenten op het netwerk en in mailboxen kan lange tijd goed gaan, maar is niet meer vol te houden als de organisatie hard groeit. We willen daarom naar één centrale plek waar we alle kennis koppelen aan specifieke collega's. Dit zorgt voor meer betrouwbare en up to date informatie. Bijkomend voordeel is dat het inwerken van nieuwkomers efficiënter wordt."
De organisatie heeft al een virtual private network met een aantal netwerkschijven. Die zijn toegankelijk voor alle collega's en zeker nuttig als vergaarbak. Echter door de groei in projecten, documenten en collega's, groeit ook de behoefte aan eigenaarschap, versiebeheer en slimmer kunnen zoeken en vinden. Bovenal bestaat de wens om bestaande kennis actueel te houden met behulp van actieve discussies rondom kennisthema's. Sharepoint wordt alom gewaardeerd als documentbeheersysteem, maar niet gezien als laagdrempelige oplossing om de sociale interactie mee aan te wakkeren. De directie ziet dat wel gebeuren met een social intranet als organisatiebreed communicatieplatform.
Speerpunten van het intranet project
Tijdens de eerste projectvergadering worden de speerpunten voor het intranet vastgesteld: alle collega's op een laagdrempelige manier bij elkaar brengen, oplossingen bieden voor kennismanagement en administratieve handelingen eenvoudig kunnen automatiseren. Deze doelen vragen om een duurzaam en flexibel platform dat blijft inspelen op huidige en toekomstige behoeften. De projectleider zoekt online met trefwoorden "social intranet", "modulair" en "web apps". PortalCMS valt meteen op met een persoonlijke online demo. Tijdens deze sessie worden "on demand" gewenste functionaliteiten geconfigureerd en gedemonstreerd. Daarnaast worden voorbeelden getoond van web apps zoals in gebruik bij bekende grote klanten. De jarenlange ervaring en professionaliteit van de leverancier geven de doorslag voor een offerte-aanvraag.
"De kennismaking met PortalCMS en de mensen achter i-Concept verliep zeer informeel en plezierig. De offerte was gedetailleerd maar begrijpelijk en zonder open einde. Er was zelfs al een plan van aanpak met een inschatting van onze eigen tijdsbesteding per fase."
Organisatie en indeling van de kennisbank
In dit praktijkvoorbeeld speelt de kennisbank de hoofdrol. Een goed doordachte inrichting is essentieel om zoeken en navigeren zo gemakkelijk mogelijk te houden. Het vaststellen van de indeling vereist van de klant wel even wat inspanning.
"We kregen van i-Concept huiswerk mee om onze bestaande data en kennis in te delen. Ze gaven ons daarvoor een zogenaamde content matrix om te vullen: een raster waarin al onze kennis geordend wordt naar deelgebied, onderliggende onderwerpen en informatietype. Het kost wat inspanning maar dat is zeker de moeite waard. We hebben veel kunnen opschonen en beginnen nu met een schone lei en een logische indeling".
In samenwerking met de eigen IT afdeling wordt binnen een week het social intranet in de gewenste huisstijl geïmplementeerd op een server binnen het eigen netwerk. Voor de kennisbank wordt dan nog gewerkt aan een speciale grafische schil voor extra snelle en intuïtieve navigatie. Tegelijkertijd worden alle kennisbankpagina’s toegevoegd in de vastgestelde kennismatrix. Voor elk kennisthema is er een auteur, die vervolgens nog co-auteurs kan toewijzen. Zo is meteen duidelijk wie binnen de organisatie verantwoordelijk is voor het actualiseren. Het onderhouden van pagina's werkt snel en is minder foutgevoelig dankzij het versiebeheer. De optionele tags zorgen ervoor dat kennisartikelen automatsch aan elkaar worden gerelateerd en zoeken fijnmaziger kan.
"De nieuwe grafische schil maakt kennis ontdekken en zoeken nu echt laagdrempelig. Zoeken is veel sneller en efficiënter. Ook kunnen we eindelijk full text zoeken binnen office en pdf documenten."
Administratieve handelingen via formulieren met workflows
Het is een sluipende kostenpost binnen bijna elke organisatie: de kleine vaak terugkerende administratieve handelingen. Ook al gaat het per handeling vaak maar om een paar minuten, toch is er op jaarbasis een gigantische besparing mogelijk.
Door administratieve handelingen via workflows binnen het sociaal intranet te laten verlopen kan zo'n tijdsbesparing realiteit worden. In deze technische organisatie behaalt men de besparingen met het reserveren van vergaderruimtes, bedrijfsauto's en laptops via het nieuwe intranet.
"We waren vrij veel tijd kwijt bij aanvragen die goedkering vereisen. Dat laten we nu via het intranet verlopen waardoor alle betrokkenen direct zien wat er speelt en er geen dubbele aanvragen ontstaan."
Samen werken aan verbeteringen
Na het doorlopen van de 6 projectfases is na anderhalve maand het sociale intranet klaar voor gebruik en kan de prominente kennisbank zijn nut gaan bewijzen.
Het intranet heeft een korte aansprekende naam gekregen, waardoor het voor alle collega's makkelijk is om er naar te verwijzen en vanzelfsprekender om als online verzamelplaats te gebruiken.
De nieuwe, kleine, handige web apps binnen het intranet geven veel gebruikers een Aha-beleving: "als dit al kan, dan moet dat ook kunnen". Dat leidt tot veel goede en onverwachte suggesties voor verbeteringen van kwaliteit en productiviteit.
Waar individuele medewerkers voorheen bijna uitsluitend direct contact hadden met collega's op de eigen vestiging, slaat het sociale intranet een brug en verbindt alle medewerkers.
"Nieuwe medewerkers kunnen nu veel sneller worden ingewerkt. Dat komt vooral door de toegankelijkheid van kennis maar ook het gemak waarmee collega’s contact met elkaar hebben via het sociale intranet."
