Case: interactieve kennisbank met grafische schil
Een kenmerk van dit dynamische tijdperk is een groeiend personeelsverloop. Vooral bij kennisintensieve organisaties groeit daardoor de behoefte aan efficiënte tools voor kennisborging en -overdracht. Bestaande medewerkers moeten intuïtief hun kennis kunnen opslaan, die vervolgens door nieuwe medewerkers zo makkelijk mogelijk kan worden opgenomen. Een wiki is een interactieve kennisbank waar alle collega's hun redactionele bijdrage aan kunnen leveren in de vorm van teksten met bijlagen, afbeeldingen en commentaren. Een goede wiki is laagdrempelig en stimuleert het delen van kennis. Met de groei van de kennisbank neemt ook het belang van een goede zoekfunctie toe, zowel Boolean search als met trefwoordfilters. Daarbovenop moet de wiki als inspiratiebron kunnen dienen waar gebruikers toevalligerwijs en onbedoeld iets nuttigs vinden (serendipiteit).
Deze praktijkcase beschrijft de corporate wiki oplossing voor een wereldleider in innovatie en high-tech engineering consulting. Deze corporate wiki kon in een zeer korte tijdspanne van twee dagen worden opgezet dankzij de aanwezige PortalCMS modules.
Beheren, zoeken, vinden en ontdekken
Aan de basis van het project stond de exercitie om een zo duidelijk en compleet mogelijk kennisoverzicht te maken, overeenkomstig de bedrijfsstrategie. Deze structuur werd gebruikt om de content matrix mee in te richten. De 6 hoofdcategorieën (Industries, Key Customers, Service Lines, Delivery Teams, Solutions en Regional cooperation), ieder met meerdere subcategorieën, dienden als basis. Langs de lijnen van deze content matrix werden de gelijknamige tag groups en tags aangemaakt. Vervolgens werden de bestaande kennisartikelen toegevoegd en van de juist tags voorzien. Daarmee kreeg de wiki inclusief de grafische schil en de zoekfilters automatisch gestalte.
De zoekfilters en het grafische quickstart menu zijn namelijk zodanig ingericht dat deze automatisch worden geactualiseerd wanneer de onderliggende hoofd- en subcategorieën worden aangepast of aangevuld. Het beheer bestaat daarmee enkel uit het toevoegen van wiki artikelen met de juiste tags. De grafische navigatieschil blijft automatisch up-to-date en prikkelt de gebruiker om in en uit te zoomen en nieuwe content te ontdekken. Dat bevordert de user experience en de kans om onverwachts inspiratie op te doen. De knopjes "follow" en "like" maken de relevantie meetbaar en geven een extra menselijke en sociale dimensie aan de wiki artikelen. Veelgelezen en geprezen content doet de auteurs vanzelfsprekend goed. Bij updates en nieuwe commentaren ontvangen de followers e-mailnotificaties. Daarnaast krijgt elke gebruiker altijd een overzicht van de veranderingen sinds de vorige inlog.
De wiki kon in slechts enkele dagen in gebruiken worden genomen dankzij de gekozen aanpak met de volgende onderscheidende kenmerken:
- Herkenbaar en intuïtief in gebruik, de indeling van de wiki volgt de bestaande organisatorische indeling.
- Boolean zoeken en zoekfilters met tags conform de organisatorische indeling met tag groups en tags.
- Onderhoudsarme grafische schil, het quickstartmenu zet gebruikers aan tot serendipiteit.
- Interactie wordt positief gestimuleerd en initieert een vliegwieleffect.
Meer weten?
Ook op zoek naar efficiënte en aantrekkelijke kennismanagement tools? Neem direct contact op en laat u door ons informeren over de mogelijkheden.
