Technisch installatiebedrijf kiest voor Social Intranet met Kennisbank en Mobile app
Dit is één van de verhalen uit de praktijk waarmee we oriënterende intranetteams een kijkje in de keuken geven bij zowel leverancier als klant. Belangrijk voor elk project is de samenstelling van het team. De klant delegeerde in dit geval een medewerker van de afdeling ICT en van de afdeling Marketing. Beiden kregen vanaf het eerste begin ruime steun vanuit de directie waardoor op de juiste momenten knopen konden worden doorgehakt. De belangrijkste uitdaging was om monteurs in het veld te voorzien van een mobile app die hen optimaal informeert en ondersteunt. De directie gaf daarom als opdracht: implementeer een sociaal intranet met kennisbank en app voor alle medewerkers en vooral de non-desk workers, de monteurs.
“Als een van de grotere totaalinstallateurs van Nederland werken wij nauw samen met verschillende bouwpartners. Wij weten dus ook als geen ander hoe belangrijk goede interne en externe communicatie is. De juiste tools zijn daarbij onmisbaar. Onze nieuwe intranetleverancier kon direct 95% van de gevraagde tools binnen het nieuwe intranet activeren. Daarna waren slechts 8 dagen nodig om de resterende 5% gebruiksklaar op te leveren.”
Waarom geen standaardoplossing?
"Kennisbeheer en communicatie deden we voorheen in SharePoint. Mettertijd groeide dit uit de voegen en zoeken en vinden werd steeds moeilijker. Monteurs in het veld hadden daar het meeste last van. Het nieuwe intranet brengt daar nu verandering in. Belangrijk voor ons; de app moet gemakkelijk aanpasbaar blijven zodat ook onze toekomstige wensen en groei daarmee ingevuld kan worden."
PortalCMS intranet en de hybride app zijn juist ontworpen om diverse gebruikersgroepen optimaal te bedienen van informatie die voor de eindgebruiker relevant is. Wanneer, zoals in dit voorbeeld, de mobile app een hoofdrol speelt is het extra fijn als het onderliggende systeem solide en flexibel genoeg is om toekomstige uitdagingen aan te kunnen. Door het low-code platform en de hybride mobile app, gecombineerd met de direct inzetbare modules en eenvoudige configuratie, hebben we precies wat we willen.
Belangrijkste wensen sneller tackelen
Een goed voorbereid projectteam presenteerde tijdens de kennismaking een duidelijke wensenlijst met must haves en nice to haves. Met deze lijst als leidraad kon tijdens een webinar al 95% van de wensen direct worden gedemonstreerd. De goede voorbereiding zorgde verder voor meer tijd om toekomstige wensen en ambities te bespreken. Het werd zo snel duidelijk dat PortalCMS en de klant een goede match voor elkaar waren. De jarenlange ervaring en gestroomlijnde werkwijze van i-Concept plus de scherpe offerte maakten het geheel af.
"De kennismaking met i-Concept en de demonstratie van het Portalcms platform was direct en to the point. Dat gaf vertrouwen. De scherpe en heldere offerte zonder open einde trok ons over de streep."
Snelle configuratie Mobile app
Direct na afloop van het webinar werd een persoonlijke demo-omgeving ingericht met vrijwel alle gevraagde functies, inclusief een op maat geconfigureerde mobile app. Na acceptatie van de offerte werd in enkele korte iteraties zowel het intranet als de app verder aangepast aan extra wensen van de klant, waarbij ook rekening werd gehouden met toekomstige plannen.
"Al tijdens het offertetraject kregen we een volledig functionele demo met op maat gemaakte app om mee te spelen. Na ondertekening van de offerte konden wij zo direct met het project van start gaan. Binnen 8 dagen waren intranet en app aangepast zoals we hadden gevraagd. We hebben daardoor veel meer tijd kunnen besteden aan de content en invulling van extra wensen. Sinds de ingebruikname beschikken onze monteurs over een intranet dat qua content en functionaliteit volwassen aanvoelt."
Extra wens e-learning op smartphone
Dankzij de goede samenwerking met de klant was het project in recordtijd afgerond. Na slechts 2 weken kreeg het intranet en de mobile app al een soft launch. Zo was er tijd voor extra wensen zoals het kunnen presenteren en toetsen van toolboxen in de app. Monteurs kunnen de toolboxen bekijken, daarvan hun kennis toetsen waarbij de toetsresultaten automatisch worden geregistreerd. De mobile app kan hierdoor goed worden ingezet in het kader van o.a. ISO certificering.
"De mobile app met e-learning module is zeer handig voor onze monteurs en het bespaart onze opleidingscoördinator ook veel werk. Delen van nieuws en bijspijkeren van kennis verloopt stukken efficiënter. De combinatie intranet, kennisbank, mobile app, e-learning met ondersteuning door no nonsense leverancier i-Concept zorgt dat we veel meer voor elkaar krijgen."
