Sharepoint

Sinds 2007 houden we bij i-Concept onze kennis en marktontwikkelingen omtrent Sharepoint bij. Vanaf de lancering was het sterkste punt van Sharepoint de integratie met MS Office en Windows netwerkomgevingen. Sinds 2010 is de macht van Microsoft aan het afbrokkelen. Hoewel nog steeds groot neemt het belang van Windows netwerken en MS Office af en daarmee hèt argument om met Sharepoint te werken. Sharepoint presteert het best als je het helemaal in de standaard uitvoering inzet en houdt. Hoe meer maatwerk en aanpassingen, deste meer problemen en kosten de organisatie zich op de hals haalt. Met ruim 18 jaar ervaring aan intranetimplementaties zien we bij i-Concept dat een intranet op den duur altijd maatwerk vergt. Logisch, want elke organisatie is anders. Sharepoint krijgt dan dus uiteindelijk altijd problemen en daarom zien we veel organisaties op een bepaald moment de switch naar een flexibeler en kosten-effectiever alternatief maken. 
Wat ons betreft blijven de criteria waar je als besluitvormer naar moet blijven kijken als volgt:

• Duidelijke (lage) initiële implementatiekosten.
• Huisstijl en site design volledig naar wens te maken bij initiële implementatie (dus geen duur meerwerk).
• Echte gebruikersgeoriënteerde intranet toepassingen zijn direct inzetbaar (werkgroepen of communities, bestanden delen, zoeken en vinden, maatwerkformulieren, etc.).
• Toch volledig inpasbaar in Microsoft netwerk met aansluiting op Active Directory (=de Windows netwerk gebruikersadministratie).
• Volledig open voor koppeling en aansluiting op bestaande bedrijfssoftware zoals Exact, SAP, MS CRM, etc. (dus ook niet-Microsoft producten) 

Marketing technisch verdient Sharepoint alle lof, maar dat neemt niet weg dat men kritisch mag en moet blijven. Er zijn namelijk alternatieven zoals Hyperoffice, PortalCMS, Box en M-Files. Sinds 2009 onderzoeken we document management software voor private en public cloud als addon voor intranets en portals. Onderzoeken wijzen uit dat deze cloud storage oplossingen enorm aan populariteit winnen, ten koste van bestaande centrale "on-premise server shares". De verklaring ligt in het feit dat het aansluit bij trends als “Consumerization of IT”,  “Bring Your Own Device” en Mobility. 

Bekijk hieronder de instructieve video's van Hyperoffice, PortalCMS, Box en M-Files. 

Sharepoint: lof en kritiek

Sharepoint geldt sinds 2007 onmiskenbaar als een kroonjuweel van Microsoft. Alle lof komt toe aan de marketing machine van Microsoft. Eind jaren '90 lukte het Microsoft al om haar Office software als absolute marktleider te positioneren op bijna alle computers wereldwijd. Daarna werd het Microsofts ambitieuze streven om Sharepoint eenzelfde rol te laten spelen op de zakelijke intranet en server markt. Ambitieus omdat Microsoft de server markt niet zo sterk domineerde als de markt voor desktops en laptops. Daarbij kwam dat de aanvallen van Microsoft op Google structureel mislukten. Toch maakte Sharepoint de ambitie waar. In het eerste “Sharepointjaar” genereerde deze software al $ 1 miljard aan omzet, en daarboven kwam nog circa $5 miljard die Microsoft resellers er aan mochten verdienen.  

Is Sharepoint de Haarlemmerolie voor al onze zakelijke intranet wensen?

Om deze vraag te kunnen begrijpen moet men de oorsprong van Sharepoint kennen. Sharepoint is van origine opgebouwd uit een verzameling van zes softwarecomponenten die de volgende functionaliteit aanbieden:

1. Documentmanagement;

2. Portal ontwikkeling (de IIS webserver);

3. Enterprise zoekmachine (de voormalige index server);

4. Enterprise CMS;

5. Enterprise Formulieren generator;

6. Business Intelligence functies (Publicatie en Analyse tools).

Niet ontworpen als één pakket

In oorsprong betreft het dus 6 server softwarecomponenten die los van elkaar ontwikkeld pas in een later stadium aan elkaar zijn gekoppeld. Bouwers van maatwerk oplossingen gebaseerd op Sharepoint bouwen in feite op een fundering die met elke update kan veranderen.

Gevolg voor de klant kan zijn dat maatwerkoplossingen van de ene dag op de andere niet meer werken en er relatief veel geïnvesteerd moet worden in het up to date houden van maatwerk. Bij grote en complexe Sharepoint settings wordt deze inspanning alleen maar groter.

Natuurlijk doet Microsoft er veel aan om van de 6  (en inmiddels 8) services steeds meer een consistent geheel te maken. In de praktijk betekent dit echter dat Microsoft resellers en softwarehuizen nog jaren vooruit kunnen met het up-to-date houden van de eigen maatwerk oplossing. De eindklant betaalt de rekening.

Blindelings volgen is onverstandig

Forrester Research publiceerde een rapport waarin zij waarschuwde voor inzet van Sharepoint:

1. Maatwerk future proof maken en houden. Veel gebruikers richten Sharepoint in met standaard functionaliteit gecombineerd met maatwerk applicaties. Om wildgroei aan applicaties aan banden te leggen scherpt Microsoft steeds verder haar beleid aan en zal daarmee maatwerkfunctionaliteit beperken of belemmeren.

2. Beheersbaarheid. Doordat Sharepoint gebruikers beschikken over zeer veel gebruiksmogelijkheden wordt het beheren al snel complex, tijdrovend en daarmee duur.

3. Vendor Lock In. Sharepoint is puur en alleen ontworpen voor een Microsoft server omgeving. Het is alleen mogelijk deze software op Microsoft servers en op Microsoft databases te draaien. Gebruik van andere webservers en met andere dan Microsoft SQL database servers is niet mogelijk. Zelfs het gebruik van andere webbrowsers dan de eigen MS Internet Explorer wordt moeilijk gemaakt.

4. Verborgen kosten. Forrester becijferde dat de Enterprise editie van Sharepoint, welke veel van de geavanceerde app-development features biedt, al snel een extra $ 200,- per gebruiker kost.

5. In ontwikkeling. Verder biedt Forrester een waslijst aan app-development gerelateerde tekortkomingen. Te denken valt aan gebrek aan support op database replicatie, tot de verplichting dat maatwerk data in Sharepoint lists meestuurt voor rapportage doeleinden. Levenscycli management van Sharepoint is onvolledig en Enterprise data integratie is primitief. Vormgeving en aanpassing van styles aan uw huisstijl is lastig en extreem tijdrovend.

6. Performance en hardware eisen. Sharepoint vergt relatief zware hardware. Zeker in omstandigheden waar Sharepoint wordt ingezet voor 100+ gebruikers is schaalbaarheid kostbaar. Als het systeem het zwaar begint te krijgen is het vaak al te laat. Gevolg is dat tussentijds moet worden geïnvesteerd in relatief dure hardware om te voorkomen dat de performance uit de pas loopt met de vaak hooggespannen verwachtingen.

Forrester adviseert zo min mogelijk af te wijken van de standaard functionaliteit van Sharepoint om genoemde problemen te voorkomen.

J. Boye, Sharepoint consultant uit Denemarken is het met Forrester eens: “Klanten doen er goed aan zorgvuldig te overwegen of Sharepoint wel een goede match is. Helaas zijn er nog veel organisaties die niet zorgvuldig genoeg zijn of zelfs helemaal niet eens onderzoeken of Sharepoint voor hen wel de goede match is voor de webbased wensen. Alternatieven worden zo niet eens overwogen. Sharepoint is met recht populair maar het is niet zonder risico’s zoals velen graag denken. Wij adviseren klanten continu te evalueren of Sharepoint nog wel de juiste oplossing is voor hun webbehoeften van nu en in de toekomst. Sharepoint is zeker geen one size fits all oplossing.”

Het meest onderschatte probleem betreft de kosten die verbonden zijn aan het implementeren van Sharepoint in complexe niet-standaard omgevingen. Ontwikkel- en beheerkosten stijgen in veel gevallen dan exponentieel.

Alternatieven

Zijn er alternatieven? Ja, die zijn er. Voor 95% van de wensen van klanten is een standaard oplossing als bijvoorbeeld PortalCMS een prima uitkomst. De overige 5% kan als maatwerk verzorgd worden door software developers die ontwikkelen op basis van open standaarden. Uiteraard zijn er ook nog andere alternatieven denkbaar, denk bijvoorbeeld aan portals gebaseerd op Alfresco of IBM Content management. Welke intranetoplossing de organisatie ook kiest, een deskundige implementatiepartner is geen overbodige luxe. Liefst een partij die niet blindelings voor een product kiest maar echt met raad en daad bijstaat en op basis van een gedegen analyse van uw wensen beschikbare oplossingen aandraagt. Gratis is helaas nog steeds zelden goedkoper.